Microsoft Excel est un logiciel incontournable pour gérer une importante quantité d’informations. Mais afin de gagner du temps et d’optimiser votre productivité, il est intéressant de se pencher sur les processus d’automatisation. Découvrons plus en détails de quelle manière procéder pour automatiser des actions avec Microsoft Excel.
Microsoft Excel : Un outil flexible et performant pour gérer toutes vos données
Microsoft Excel est un logiciel ou un programme informatique présenté sous la forme d’un tableur numérique. Utilisé par 90% des entreprises, ce logiciel dispose d’un large panel de fonctionnalités permettant de gérer une grande quantité d’informations (calcul numérique, représentation graphique, gestion et analyse de données statistiques …).
Particulièrement apprécié pour sa souplesse, sa flexibilité et sa performance, Microsoft Excel est un puissant outil pour systématiser votre base de données. Cependant, la gestion des informations sur Excel nécessite des compétences approfondies et peut prendre beaucoup de temps. De même que la réalisation de certaines tâches, qui peuvent être perçues comme répétitives, monotones ou fastidieuses.
Alors pour gagner en performance et en productivité, vous avez la possibilité d’automatiser certains processus sur Microsoft Excel, notamment grâce à la création d’une macro.
Comment utiliser une macro sur Excel ?
En langage de programmation informatique, une macro désigne une action ou un ensemble d’actions permettant d’automatiser des tâches répétitives. Ces dernières peuvent être diverses et variées : insertion de formules, mise en forme des cellules, lignes et colonnes, ou importation et formatage de données. Cet outil dispose d’une « mémoire », c’est-à-dire qu’il va mémoriser chacune des actions ou opérations programmées, et les interpréter en code VBA (Visual Basic pour Application).
Pour enregistrer une macro sur Microsoft Excel, rendez-vous dans l’onglet « Développeur » situé dans la barre d’informations. Mais par défaut, cet onglet est masqué. Pour l’activer, vous devez vous rendre dans « Fichier », « Option », « Personnaliser le ruban » et cochez la case « Développeur » qui va immédiatement s’ajouter à votre barre d’informations.
Si vous souhaitez apprendre les bases d'Excel lisez notre article dédié.
Poursuivez le processus en sélectionnant ensuite le bouton « Enregistrer une macro », nommez votre macro et sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez conserver votre macro. Vous pouvez éventuellement rédiger une courte description des actions que vous souhaitez effectuer dans votre macro dans le champ « Description », avant de cliquer sur « Ok » pour démarrer l’enregistrement. À présent, il ne vous reste plus qu’à effectuer les actions que vous souhaitez réaliser automatiquement. Pour stopper l’enregistrement, cliquez sur l’onglet « Développeur », « Stopper l’enregistrement ».
Rapide, simple et efficace, Microsoft Excel vous permet également de créer plusieurs petites macros individuelles pour vous simplifier la tâche. Dans l’onglet « Affichage » de votre barre d’informations, vous pouvez notamment visualiser l’ensemble de vos macros et réaliser un certain nombre d’actions sur chacune d’entre elles (exécuter, modifier, supprimer …). À noter que la macro s’exécute uniquement sur les cellules existantes.
Pour les personnes qui disposent d’un minimum de compétences en programmation informatique, le bouton « Modifier » vous renvoie directement vers l’Éditeur Microsoft Visual Basic et vous permet de modifier le code à votre convenance.
Conseil : Avant d’exécuter une macro sur Excel, veillez toujours à effectuer une copie de votre base de données, en cas de mauvaise manipulation ou erreurs.
En conclusion
Il existe bien d’autres fonctionnalités Excel pour simplifier vos actions. Cependant, l’utilisation d’une macro Excel pour automatiser des tâches répétitives est une solution idéale qui vous permet de gagner du temps, d’économiser de l’argent et d’augmenter votre productivité.
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